SharePoint in der ECM-Gesamtstrategie

Die Rolle von SharePoint im Markt und im Unternehmen
Im Artikel „Der Klassiker wird aufgefrischt: ECM mit SharePoint“ wurde auf verschiedene Aspekte von SharePoint im ECM-Markt eingegangen. Fazit war (zusammengefasst):

SharePoint ist ein ECM-System, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität. Es ist damit ein direkter Wettbewerber zu den „klassischen“ Anbietern.
Gegen SharePoint wird ein ECM-Anbieter am Markt nur schlecht bestehen können.
SharePoint vernichtet nicht den ECM-Markt, sondern beflügelt ihn.
Aus Sicht der ECM-Anbieter ist eine Verknüpfung ihrer Suites mit SharePoint die Lösung für eine Wettbewerbssituation, aus der sie derzeit zumindest im klassischen Dokumenten Management, bei Kollaboration und der Einbindung in soziale Netzwerke kaum als Sieger hervorgehen können. Mit den sich aus einer Integration ergebenden Projekten lässt sich gut Geld verdienen.

Um zu sehen, wohin diese Entwicklung führt, muss man sich die im Entwurfsstadium befindlichen möglichen Weiterentwicklungen in SharePoint 2013 ansehen – es wird aller Voraussicht nach stark in Richtung Social Computing ausgebaut. Dabei ist zu erwarten, dass das von Microsoft gekaufte soziale Netzwerk Yammer dezidiert in SharePoint integriert wird. Ebenso werden mobile Endgeräte und Cloud Services stärker unterstützt. Zudem wird Microsoft mit SkyDrive Pro nun auch Unternehmen Speicherplatz in der Cloud bereitstellen. SkyDrive Pro wird anscheinend Teil von SharePoint Online für Office 365 sowie dem SharePoint Server 2013. Zu den weiteren wichtigen Neuerungen gehört z.B. auch die Möglichkeit, einen oder mehrere eDiscovery Center, spezielle Search Services, einzurichten.

Apps for SharePoint
Unter den von Microsoft bereits angekündigten Neuerungen für SharePoint 2013 soll hier vor allem auf die aus Sicht von ECM wichtigste eingegangen werden, die so genannten „Apps for SharePoint“. Wie bei Smartphones und Tablet PCs können in Zukunft eigenständige Applikationen zusammen mit SharePoint eingesetzt werden. Apps haben den Vorteil, dass sie leicht zu installieren, zu managen und ebenso leicht wieder zu entfernen sind. Neben Apps von Microsoft, z.B. für das Projektmanagement, wurde im MS App Store bereits eine freie App für die Kodak Capture Office Software bereitgestellt. Andere werden folgen. Für Anwender wird das App-Konzept den Vorteil haben, dass sie bei neuen Anforderungen zuerst im App Store nachschauen können, bevor Eigenentwicklungen mit SharePoint betrieben werden müssen. Da insbesondere diese Eigenentwicklungen bei den vergangenen Releases von SharePoint häufig zu hohen Migrationsaufwänden führten, können diese in Zukunft besser vermieden werden.

Für Lösungsanbieter tut sich damit ein neuer Spezialmarkt auf. Dass die angesprochene App für Capture kostenfrei angeboten wird, bedeutet ja noch lange nicht, dass die Capture-Lösung an sich lizenzfrei ist. Mit der App wird den SharePoint-Anwendern, also etwa 50 Prozent des Markts, signalisiert, dass eine Anbindung der Lösung an SharePoint auf einfachste Art und Weise möglich ist – ein hoher Wettbewerbsvorteil. Für Anbieter von ECM-Suites und -Komponenten kann das bedeuten, dass sie gezwungen werden, ihre seitherigen Integrationstools neu zu implementieren und als App anzubieten.

Abgrenzungsproblematik für SharePoint
Viele Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, welche Komponenten von welchem Anbieter eingesetzt werden sollen. Sehen wir uns hierzu eine Auswahl an Komponenten innerhalb des ECM-Modells der AIIM an:

Beispiele für Komponenten im ECM-Modell der AIIM
Beispiele für Komponenten im ECM-Modell der AIIM

Diese Auswahl erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zeigt aber die foldenden Grundproblematiken auf:

SharePoint kann gut die Anforderungen an Kollaboration, klassisches Dokumenten Management, Records Management abdecken. In Einzelkomponenten können aber andere Anbietern bessere, spezialisierte Lösungen bieten. Die Bereiche „Capture“ und „Deliver“ werden in Teilen abgedeckt. Die Frage der Langzeitaufbewahrung im Sinne der in Deutschland üblichen Archivierung wird von Microsoft ähnlich wie bei SAP bewusst nicht angeboten. Für die Anwender besteht hier ein Auswahlproblem.
Viele Komponenten aus SharePoint können bereits im Unternehmen vorhanden sein, insbesondere wenn eine ECM-Suite bereits im Einsatz ist oder wenn sie wie z.B. bei SAP, Oracle und eben auch Microsoft mit anderen Produkten mitgeliefert werden. Diese Problematik ist im ECM-Umfeld nicht neu. Beispielsweise stellt sich bei der Einführung einer automatisierten Rechnungseingangsprüfung häufig die Frage, mit welchem Produkt der Workflow für die Genehmigung der Rechnungen realisiert werden soll.

Oft ist hier zwischen dem im ERP-System (z.B. SAP) und dem in der ECM-Suite integrierten Workflow zu entscheiden. Mit der Einführung von SharePoint steht nun eine weitere Workflow-Komponente zur Verfügung. Technisch möglich ist ein Genehmigungsworkflow mit jeder der Lösungen. Die jeweiligen „Fraktionen“ im Unternehmen können jetzt viel Zeit und damit Geld aufbringen, um den jeweiligen Favoriten durchzusetzen. Die Anwender haben hier also eine Abgrenzungsproblematik.
Während bei der Teamarbeit die Anforderungen vor allem bei einer schnellen und einfachen Implementierung liegen, muss man im Records Management besonderen Wert auf Nachhaltigkeit und vollständige Dokumentation legen. Dies kann schnell zu widersprüchlichen und konkurrierenden Anforderungen führen.
Viele Unternehmen sind also gezwungen, aus einer heterogenen Produktpalette, einzelne ECM-Komponenten aus- bzw. abzuwählen und dabei auch noch sich teilweise widersprechende Anforderungen zu erfüllen.

ECM-Gesamtstrategie für den Einsatz von SharePoint
SharePoint besitzt vielfältige Möglichkeiten, wird aber auch in der aktuellen Weiterentwicklung nicht die universelle Optimallösung für ECM sein. Sobald mindestens Teile der im vorigen Abschnitt beschriebenen Problematiken sichtbar sind, muss die Entwicklung einer unternehmensweiten ECM-Gesamtstrategie für den Einsatz von SharePoint empfohlen werden. Sie umfasst idealerweise folgende Elemente:

Ziele und Anwendungsszenarien:
Ziele des Einsatzes von ECM
Überblick über bestehende sowie kurz- und mittelfristig geplante ECM- Einsatzszenarien
Modelle für Information Lifecycle
Bestandsaufnahme aller Dokumentenmanagement-, Archiv- und Content-Anwendungen
Rahmenbedingungen:
IT-Architektur und IT-Strategie des Unternehmens
Governance-Richtlinien des Unternehmens
alle relevanten Compliance-Anforderungen zum Umgang mit Dokumenten und Content
Risikoanalysen
Schwachstellenanalyse/nicht abgedeckte Bereiche
Wirtschaftlichkeitsanalyse bestehender und potentieller ECM-Komponenten
Ziel-Portfolio mit vorhandenen Komponenten und Komponenten, die zugekauft werden müssen
Einsatzszenarien für SharePoint
Roadmap
Eine solche Strategie ist natürlich immer individuell auf das Unternehmen bezogen zu sehen.