Ein DMS ist Pflicht

DMS kennt doch jeder – oder?
Mittlerweile ist ein PC Standard, Microsoft Office Kenntnisse gehören zu den Grundfähigkeiten und viele Unternehmen setzen auf digitale Dokumente in Verbindung mit einem Dokumenten Management System. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Informationen werden in Sekundenschnelle für den autorisierten Anwender verfügbar gemacht.

Durch Verschlagwortung und Volltextsuche gehört das Stöbern in Papierakten der Vergangenheit an, durch Passwortschutz und Berechtigungen wird die Sicherheit gewährleistet. Ebenso vereinfacht ist die Vernichtung kritischer Daten durch einfache elektronische Löschung. Zusätzlich sind alle Daten in einem digitalen Pool, unabhängig ob Ihr Ursprung digital oder papiergebunden ist. Abgerundet wird das System mit individuell auf den Arbeitsprozess abgestimmten Workflows.

Da der technologische Fortschritt aber nicht schläft, entwickeln sich Dokumenten Management Systeme weiter. Cloud Computing hat die physische und technische Struktur des DMS maßgeblich verändert. Egal ob software- oder hardwareseitig: die eigentliche Software wird vermehrt durch Software-as-a-Service (SaaS) abgelöst.

Die Flexibilität, durch die Skalierbarkeit der Cloud bzw. SaaS Dienste, lässt viele Unternehmer von herkömmlichen Lizenzmodellen Abstand nehmen. Und auch das Speichern von Daten wird zunehmend in Cloudangeboten von Microsoft, Citrix oder Amazon etc. ausgelagert. Dieses Mitmischen der Global Player bestätigt die hohe Nachfrage nach Clouddiensten.

Ebenso ist Mobilität ein wichtiger Faktor. Es reicht nicht mehr aus Software für Windows- oder Linux anzubieten. Smartphones und Tablet-PCs mit anderen Betriebssystemen müssen ebenfalls eine Anbindung an das DMS bekommen. „Mobile“ ist aus dem Privatleben kaum noch wegzudenken und wird auch im Geschäftsumfeld immer weiter in den Arbeitsalltag mit eingebunden. Dies ermöglicht eine effektivere Einteilung der Arbeitszeit. Oder anders – man findet wieder Zeit für die wertschöpfenden Dinge.

Begriffsdschungel: DMS, Akte, ECM, Langzeitarchiv…
Die Begrifflichkeiten hat wahrscheinlich jeder schon gehört, der sich mit Dokumenten Management und elektronischen Dokumenten auseinandergesetzt hat.

Das DMS hat sich zumeist als eine Datenbankgestützte Schriftgutverwaltung von elektronischen oder auch digitalisierten Dokumenten jedweder Couleur im Unternehmen etabliert. Angereichert durch zusätzliche Funktionen, die das Arbeiten an den Dokumenten vereinfachen und die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen im Unternehmen fördern sollen.

Die Akte ist das Sinnbild für eine Reise in die Welt der Behörden. Allerdings ist die digitale Akte heutzutage eher ein Synonym für Schnelligkeit und Flexibilität. Die digitale Akte stellt einen Pool an Informationen aus verschiedenen (Dokumenten) Quellen zusammen und bietet somit (dynamisch) ein einheitliches Bild auf den Kunden, Mitarbeiter, das (laufende) Projekt oder den Geschäftspartner.

Das Akronym ECM sieht sich prinzipiell als Erweiterung des engen Korsetts das die Begrifflichkeit DMS abdeckt. Hinter dem Konzept von ECM steht der Gedanke, dass alle geschäftsrelevanten und organisatorischen Prozesse (Inhalte und Informationen), mit elektronischen Systemen im Unternehmen abgedeckt werden sollen. ECM ist daher eher eine Gruppenbezeichnung für Systeme und Technologien des IT-Managements.

Die digitale Langzeitarchivierung hingegen, stellt eine Strategie dar, die die dauerhafte Verfügbarkeit von digitalen Informationen, Daten und Dokumenten sicherstellt. Ob diese dann 5, 10, 50 oder gar 100 Jahre Bestand haben ist eher dem IT-Konzept geschuldet, die die digitale Ressource auch nach langen Zeiträumen noch revisionssicher zur Verfügung stellt und betrifft daher eher das zur Verwendung kommende langzeitstabile Dateiformat und Trägermedium.

Die Grenzen zwischen DMS, Archiv, Akte und ECM sind fließend. Verschiedene Funktionalitäten, die bisher eher einem ECM-System zugeschrieben wurden sind heute bereits Standard im DMS, wie Collaboration, Vorgangsbearbeitung, E-Mail- oder Outputmanagement, um nur einige zu nennen. Letztendlich muss das System den Anforderungen des Unternehmens genügen und passgenau mit den Kernprozessen harmonieren.

Revisionssicherheit oder Rechtssicherheit?
Jahr für Jahr wachsen in Deutschland die Compliance Anforderungen. Datenschutz-, Rechnungslegungsrichtlinien ,… Die Liste ist lang und die Anzahl an Bestimmungen und Gesetzen nähert sich stark der 200er Marke.

Es ist nicht mehr ausreichend digitale Dokumente in Ordnern auf einem Server zu lagern, der in einen zyklischen Backup Prozess mit eingebunden ist. Vielmehr müssen die Daten vollständig und unveränderbar vorgehalten werden . Manipulationen und unbeabsichtigte Löschungen müssen nachweisbar unmöglich sein.

Wie kann der Zustand der „Revisionssicherheit“ erreicht werden?

Bereits im Jahr 1996 veröffentlichte der Verband VOI (Voice of Information) einen Leitfaden für die „revisionssichere Archivierung elektronischer Dokumente“. Diese „10 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung“ definieren die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektronischen Archivlösung und stehen in engem Zusammenhang mit anderen Grundsätzen – wie den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (hGoB), den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).

Die 10 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung
Die 10 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung

Zudem fand ein weiterer Begriff innerhalb der Branche Einzug: die Rechtssicherheit. Die Frage wodurch sich diese beiden „Begrifflichkeiten“ unterscheiden wurde schon oft und gleichermaßen heftig diskutiert. Eine häufig vertretene Meinung, angeführt von Herr Dr. Ulrich Kampffmeyer (Gründer des VOI), ist der Auffassung, dass es sich bei der Rechtssicherheit um ein „neues Etikett“ handelt, welches einen höheren Grad an Sicherheit suggerieren soll. Also ein werblicher Begriff, der Käufern das Erlangen der Rechtssicherheit durch ein bestimmtes Produkt (Hardware, Software) verspricht. Wie dieses Versprechen jedoch gehalten werden soll, wird zurecht in Frage gestellt, da z.B. rechtliche Vorgaben und Gesetze hinzukommen oder sich teilweise sogar rückwirkend ändern.

Aus dieser Meinung ergibt sich die Antwort auf die gestellte Frage: Wie kann der Zustand der „Revisionssicherheit“ erreicht werden? Diese ist simpel und kompliziert zu gleich. Es handelt sich um eine Gesamtkonstellation – eine sogenannte Verfahrensdokumentation – mit der Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.

Vor dem Erwerb einer einzelnen Komponente oder gar einem ganzen System, das auf eine revisionssichere Archivierung abzielt, ist daher genau zu prüfen, in wie weit sich bestehende Prozesse mit den vielen Vorgaben vereinen lassen.

Faktoren für Nutzen und Wirtschaftlichkeit
Nachdem man sich selbst im Privaten eine DMS-Lösung wünscht, um Herr seiner Dokumentenflut auf dem lokalen PC oder in der Cloud und in den mobilen Geräten zu werden, haben alle Unternehmen ob KMU oder Großkonzerne die Pflicht, elektronische Dokumente revisionssicher nach GOBS und GDPdU zu verwalten. Darüber hinaus sollte das DMS nicht nur als „Archiv“ und „Ablage“ genutzt werden und die Dokumente damit in Vergessenheit geraten. Hauptaugenmerk bei Einführung einer Lösung sollten auf der Verbesserung und soweit es sinnvoll ist, der Automatisierung von Geschäftsprozessen, gelegt werden.

Der Nutzen und die Wirtschaftlichkeit hängen von verschiedenen Faktoren ab und tragen deutlich zur Akzeptanz einer DMS- Lösung im Unternehmen bei:

Schnelle Wiederauffindbarkeit der geschäftsrelevanten Dokumente
Automatisierte Verschlagwortung und Versionierung
Unterstützung von Freigabeworkflows
Einfache Migrationsfähigkeit und Gewährleistung von langlebigen Dokumentenformaten
Gewährleistung aller Compliance- und gesetzlichen Richtlinien
Berechtigungskonzept
Intuitive Bedienoberfläche
Überwachung des Dokumentenlebenszyklus (Retention date)
Unternehmensweiter (mobiler) Zugriff
Zukunftsfähigkeit durch Einhaltung von IT-Standards und offenen Protokollen
Anforderung an den elektronischen Dokumentenlebenszyklus
Anforderung an den elektronischen Dokumentenlebenszyklus

Die crème de la crème zeigt sich allerdings erst in der Fähigkeit der tiefen aber einfachen Integrationsfähigkeit einer DMS-Lösung. Idealerweise ist eine Standardschnittstelle via SOAP, als XML oder als WebService vorhanden, um beliebige führende Unternehmenssysteme einfach und komfortabel anzubinden. Bei Einsatz der DMS-Lösung als integrativer Bestandteil der Ge-samtlösung sollte das DMS defacto „unsichtbar“ hinter dem ERP/CRM/FIBU etc. verschwinden und über eine einfach zu bedienende Oberfläche logisch mit den Unternehmensdaten verknüpft sein. Wenig bis kein Schulungsaufwand, deutlich geringere Implementierungskosten, ein geringeres Projektbudget und ein rasant schneller Go Live sind nur einige der Ergebnisse einer sauberen Standardintegration.